推动电子文件归档工作的思考
张智涛
与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
一、电子文件归档方式和途径的选择?
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：?
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。?
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。?
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。?
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。?
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?
清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。?
与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。?
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。?
在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏，随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要，通过网络传输到全校，供广大师生员工共享。1998年，经与档案馆反复研究后，进一步完善了上网的报刊信息，加注了刊登文章的详细出处，相当于索引，并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝，与相应的电子文件一并归档，简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理，一般查询可利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅，万一电子档案被损坏，相应的纸制裁档案还保存完好。
乌海市人民政府办公厅关于印发《贯彻〈内蒙古自治区促进散装水泥发展办法〉的实施细则》的通知
内蒙古自治区乌海市人民政府
乌海市人民政府办公厅关于印发《贯彻〈内蒙古自治区促进散装水泥发展办法〉的实施细则》的通知
各区人民政府，市府各部门，各企事业单位：
乌海市《贯彻〈内蒙古自治区促进散装水泥发展办法〉的实施细则》已经市政府同意，现印发给你们，请认真遵照执行。
二○○三年八月七日
乌海市贯彻《内蒙古自治区促进散装水泥发展办法》的实施细则
第一条 为促进我市散装水泥发展，节约资源，保护环境，提高经济效益和社会效益，推进水泥生产、使用的技术进步，认真贯彻落实自治区政府《内蒙古自治区促进散装水泥发展办法》(124号令)，结合我市实际，制定本实施细则。
第二条 本实施细则适用于在本市行政区域内从事水泥生产、经营、运输、
使用、管理所有单位和个人。
第三条 市经贸委是全市发展散装水泥的行政主管部门。市散装水泥办公室具体负责全市散装水泥日常工作，业务上受自治区散装水泥办公室的指导。
第四条 市散装水泥办公室负有以下职责：
(一)贯彻落实国家、自治区散装水泥的法律、法规、规章，负责本实施细则的具体实施和监督检查；
(二)编制本市散装水泥发展规划和年度计划，并组织实施；
(三)负责征收管理和使用散装水泥专项资金；
(四)负责散装水泥工作的宣传教育、信息交流、人员培训、统计及新技术、新工艺、新设备的推广应用；
(五)协同有关部门做好预拌混凝土、预拌砂浆的推广应用；
(六)协调解决发展散装水泥工作中出现的问题；
(七)协同有关部门加强水泥市场的执法检查工作。
第五条 水泥生产企业(包括水泥粉磨站、下同)应当配置散装水泥发放设施和运输装备。新建、扩建、改建的水泥生产企业，其发放散装水泥设计能力达不到70%的，有关部门不予批准建设。水泥企业的散装率达到全国同期平均水平，方可享受国家有关优惠政策。
第六条 各有关部门应当鼓励发展预拌混凝土，预拌混凝土企业散装水泥使用率应当达到90%以上。市区范围内的建设工程应当加快推广预拌混凝土，并限期禁止现场搅拌混凝土。推广使用预拌混凝土及禁止现场搅拌混凝土的管理办法，由市经贸委会同市建委根据国家、自治区有关规定结合我市实际制定。
第七条 水泥制品企业散装水泥使用率应当达到90%以上。
第八条 建筑施工企业应当配置相应规模的散装水泥或商品混凝土设备、设施。具备使用散装水泥或商品混凝土条件的施工企业，优先参与工程投标，承接施工任务。 第九条 散装水泥生产、经营、运输、使用单位应当执行国家有关规定，及时、准确地填报统计报表。
第十条 散装水泥生产、经营、运输、使用单位和个人，必须采取措施，保证装卸、运输、储存、使用的设施、设备符合安全和环境保护的要求。
第十一条 各有关部门应当按照各自的职责范围，配合、协助、支持我市发展散装水泥工作。
(一)交通管理部门对散装水泥专用车、混凝土搅拌车上缴的养路费应按有关政策给予优惠。
(二)公安机关应当对散装水泥专用车和混凝土搅拌车进入市区交通控制路段提供通行方便。
第十二条 水泥生产企业、使用袋装水泥的单位按下列标准缴纳散装水泥专项资金；
(一)水泥生产企业销售袋装水泥按每吨1元缴纳散装水泥专项资金；
(二)使用袋装水泥的单位按每吨3元缴纳散装水泥专项资金。
第十三条 水泥生产企业按下列方式缴纳散装水泥专项资金：
(一)年设计能力在20万吨以上(含20万吨)的水泥生产企业，按5∶5比例分别向自治区散装水泥办公室和市散装水泥办公室缴纳散装水泥专项资金；
(二)年设计能力在20万吨以下的水泥生产企业，向市散装水泥办公室缴纳散装水泥专项资金。
第十四条 使用袋装水泥的单位按下列方式缴纳散装水泥专项资金：
(一)使用袋装水泥的单位向市散装水泥办公室缴纳散装水泥专项资金，也可以向市散装水泥办公室委托的建设、水利、税务等有关部门缴纳散装水泥专项资金；
(二)建设项目、预拌混凝土企业和水泥制品企业缴纳的散装水泥专项资金由市建委及各区建委在办理施工许可证或其它相关手续时代征；
(三)建设项目按项目建筑面积或者按照水泥预算定额，向建设单位预收散装水泥专项资金。建设单位可以在工程竣工之日起30日内，凭有效证明，向市散装水泥办公室办理散装水泥专项资金结算手续。散装水泥使用率达到70%的，按散装水泥实际使用量退还，散装水泥使用率低于70%的，不予退还；
(四)预拌混凝土和水泥制品企业，按上年水泥实际使用量预收散装水泥专项资金。年末考核时，散装水泥使用率达到90%的，按散装水泥实际使用量退还，达不到90%的，不予退还。
第十五条 市散装水泥办公室将应收散装水泥专项资金的10%(不含第十三条的第一项)上缴自治区散装水泥办公室，用于全区散装水泥设施建设的统筹安排。征收散装水泥专项资金时，必须使用自治区财政部门统一印制的政府性基金专用票据。
第十六条 水泥生产企业应当于次月15日前，分别向自治区散装水泥办公室及市散装水泥办公室缴纳上一个月的散装水泥专项资金；市散装水泥办公室应当于每季度第一个月的15日前向自治区散装水泥办公室缴纳上一季度的散装水泥专项资金。
第十七条 生产袋装水泥企业缴纳的散装水泥专项资金，在管理费用中列支；使用袋装水泥单位缴纳的散装水泥专项资金，建设单位在建安工程成本中列支，水泥制品企业在管理费用中列支。
第十八条 散装水泥专项资金属于政府性基金，纳入财政预算管理，市散装水泥办公室征收散装水泥专项资金按应得分成比例后及时上缴市财政国库，实行收支两条线，专款专用，接受市财政、审计和自治区散装水泥办公室的监督检查。散装水泥专项资金年末结余可结转下年度使用。任何单位不得擅自改变散装水泥专项资金征收对象、扩大征收范围、提高征收标准或者减免散装水泥专项资金，不得拖欠、截留、挤占、挪用散装水泥专项资金。
第十九条 散装水泥专项资金的使用范围是：
(一)新建、扩建、改建散装水泥、预拌混凝土、预拌砂浆专用设施；
(二)购置和维修散装水泥预拌混凝土、预拌砂浆专用设备；
(三)散装水泥、预拌混凝土、预拌砂浆建设项目的贷款贴息；
(四)散装水泥、预拌混凝土、预拌砂浆的研究开发及推广应用；
(五)发展散装水泥的宣传；
(六)代征手续费；
(七)经市财政局批准与发展散装水泥有关的其它开支。
第二十条 预拌混凝土企业违反本实施细则第六条第一款规定，由散装水泥行政主管部门会同建设行政主管部门责令其改正，并处以15000元以下的罚款。
第二十一条 建筑施工单位违反本实施细则第六条第二款规定，由散装水泥行政主管部门会同建设行政主管部门责令其改正，可以按每立方米80元的标准对建筑施工单位处以罚款，罚款数额不得超过15000元。
第二十二条 水泥制品企业违反本实施细则第七条规定，由散装水泥行政主管部门责令其改正，并处以15000元以下的罚款。
第二十三条 水泥生产企业、使用袋装水泥的单位违反本实施细则第十二条、第十三条、第十四条规定的，虚报袋装水泥量，或者漏缴、少缴、拒缴散装水泥专项资金的，由散装水泥行政主管部门责令限期补缴应缴纳的散装水泥专项资金，并处以违反规定金额的20%的罚款，但罚款额最高不得超过15000元。可以自滞纳之日起，按日加收万分之五的滞纳金。
第二十四条 被处罚单位对行政处罚决定不服的，可以依法申请行政复议或
提出行政诉讼，逾期不申请复议、不起诉，又不履行处罚决定的，由处罚人申请人民法院强制执行。
第二十五条 市散装水泥办公室应严格按本实施细则规定的标准、范围，征收、管理和使用散装水泥专项资金，对违规、违纪的责任人，主管部门除责令其改正外，还应视情节给予行政处分，构成犯罪的，移交司法机关处理。
第二十六条 市财政和审计部门要加强对散装水泥专项资金征收、管理、使用的监督和检查。
第二十七条 本实施细则自2003年9月1日起施行。